身元保証書というのは、

1.その者が社員としてふさわしい能力を持っていること
2.その者が会社に損害を与えた場合に、身元保証人がその者に代わって損害を賠償することの２つを保証する書類です。

たまに「本人の身元を保証する」としか記載されていない身元保証書を見掛けることがあります。これでは、１．を保証しているだけで、万一のことがあっても身元保証人に損害賠償を請求することができません。
また、身元保証書に基づいて損害賠償を請求しようとしても、実際には簡単ではありません。会社に落ち度があれば全く請求できないこともあります。
身元保証書に関しては、次のようなことに注意しておくと良いでしょう。

身元保証人

身元保証人を誰にするかは、特に決まりはありません。本人とは別の世帯の人に限定 したり、２人以上とすることも可能です。会社が自由に指定して、決められます。
ただし、条件を付け過ぎると、本人の事情によっては身元保証書を取ることが困難な場合がありますので、会社としてはある程度配慮をする必要があるでしょう。

身元保証書の有効期限

身元保証書の有効期限は、身元保証書に有効期限を定めていない場合は３年間、有効 期限を定める場合でも最長で５年間となっています。
身元保証書の自動更新はできませんので、更新をする場合は改めて手続きをしてもらう必要があります。ただし、会社から身元保証人に更新を求めても、身元保証人はそれを一方的に拒否できます。

身元保証人への通知義務

職場で不誠実な言動が見られたり、社員を配置転換したり、身元保証人に責任が及ぶ かもしれないと予想されるときは、会社は身元保証人に、社員の状況について通知する義務があります。
身元保証人に予め通知していれば、身元保証人から本人に注意したりできますが、いきなり「損害を賠償して欲しい」と言われても困ってしまいます。この通知を怠っていたために、損害賠償を請求できなかったケースがあります。