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職場のルールブックを作ろう!

職場の規律の乱れに頭を痛めている田辺社長。よい方法はないのであろうか?

社   長 :  最近職場の規律が乱れているんじゃないか?遅刻者はよく見るし、挨拶もろくにできない社員もいるじゃないか、君はどう考えているのかね?
総務部長 :  はい、社長のおっしゃる通りです。この1、2年で急に社員数が増えていますが、その一方、管理職が育っていないのが問題かと思います。
社   長 :  確かにそれはいえるな。だが、管理職といっても、そんなに難しい管理を求めているわけではないぞ。挨拶はしっかりさせる!相手の目を見て話す!遅刻はさせない!休みの連絡はメールでなくて電話させる!ごくごく当たり前のことじゃないのか。
総務部長 :  では、就業規則を改定して、服務心得にある一つひとつのルールをもっと細かく、厳しい内容にしてみてはいかがでしょうか?
社   長 :  就業規則を見直しても、従業員に見せるだけでなく、よく理解してもらえなければ、何の意味もないと思うが・・・。そうだ、こんなときのために社労士の先生がいるんじゃないのか、すぐに相談してみなさい。
総務部長 :  そうですね、すぐに連絡してみます。
1.職場のルールブックの必要性
仕事が始められる状態で始業時刻を迎え、終業時刻になってから後片付けを始めるのがビジネスの基本である。ところが、最近はこうしたルールを理解しない社員が増えてきているようだ。
職場では一定の基準やルールが求められるが、それを定めたものが就業規則である。本来であれば、入社時に就業規則を読み合わせ、一つひとつ噛み砕いて説明してあげればよいのだが、実際には就業規則を社員の眼に触れさせたくないという会社が多い。 例えば、「賃金や休暇など、従業員が要らぬ知識をつけると会社にとってマイナスとになるから」という話を経営者から聞くことがあるが、これは全くの間違いである。そもそも就業規則は、仕事のルールや会社が守って欲しいことなどを定めたものであり、従業員に知ってもらわなければ何の意味もない。
ただし、就業規則自体にも問題があり、一般的には、従業員に理解してもらいたいとは到底思えないような代物となっているケースが大半である。
そこで、就業規則の内容をわかり易く通訳するツールとして、職場のルールブック作りを検討してみたい。
始業や終業時刻とは、遅刻・早退・欠勤するときには、といった就業に関する基本ルールを具体的に示すことができれば、会社と社員間の行き違い、誤解やストレスなど、職場の諸問題の発生は大きく減少しよう。
2.職場のルールブックを作成しよう
①項目の整理と選択
職場のルールブックを作成する際は、職場や業務において、必ず理解しておいてもらいたいこと、守って欲しいこと、行動してもらいたいことをピックアップし、優先順位をつけてみよう。ここでは、重要度に加えて、日々起こる基本事項にも目配りしてみたい。
また、初めて作成するときは、少ないくらいの数から始めたほうがいい。あれもこれも取り上げて、就業規則と変わらないものとなってしまっては意味がない。まずは決めたルールを誰もが実行できるようになること、社内の規律が改善することを目標にすべきである。
②ルールブック成功のポイント
職場のルールブックを作成するときのヒントは、実は就業規則自体にあり、就業規則を反面教師としつつ、次のような切り口に着目するとよい。
・平易な言葉で「ですます」調、かつ、イラストを交えるなど、フレンドリーな作りにする
・重要度、頻度から、優先度の高い項目を中心にまとめる
・会社と従業員の間にあるギャップを埋める
・全従業員に配布できるようなコンパクトなサイズにする
3.ルールブックの参考例
①勤務時間と②残業に関するルールを取り上げてみよう。

②わたしたちの勤務時間は、次のとおりです。
始業:午前9時、終業:午後6時、休憩:正午から午後1時
始業とは、始業時刻の開始とともに仕事に取り掛かれるようになっていなければいけません。始業時刻ギリギリの出社では、始業時刻に仕事に取り掛かれませんので注意しましょう。
終業とは、終業時刻まで受け持ちの仕事を行います。終業時刻前に持ち場を離れた場合は、早退扱いになるので注意しましょう。
②所定勤務時間内に業務が終わるよう効率よく取り組みましょう。
やむを得ない事情で残業をする場合は、事前に上司に報告し、その指示に従ってください。自己判断で勝手に残業しても認められません。

一見当たり前のように思われる事柄にこそ、労使間の認識の溝がある。こうした溝を埋めてくれるのが、「職場のルールブック」である。

※POINT

  • 遅刻、無断欠勤、挨拶ができないなど、職場の規律の乱れが目立つようになっている。就業規則とは別に、従業員にとってわかり易い職場のルールが求められている。
  • 職場のルールブックを作る際は、大切なポイントを整理、平易な表現を心がけ、イラストを活用するなど、従業員が一目でわかるような内容にする。
  • 入社後のOJT研修、日々の業務遂行時など、職場のルールブックがあれば、労使の間、上司・部下の間の風通しは大いに改善される。

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